Αυτές είναι οι πιο συνηθισμένες φράσεις που καλό είναι να αποφεύγετε, όταν γράφετε ένα επαγγελματικό email
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένα από τα πιο χρησιμοποιούμενα εργαλεία επικοινωνίας στον επαγγελματικό χώρο. Ωστόσο, η επιλογή των λέξεων και των φράσεων που χρησιμοποιούμε μπορεί να επηρεάσει την αντίληψη των παραληπτών για εμάς. Αυτές είναι μερικές από τις πιο συνηθισμένες φράσεις που καλό είναι να αποφεύγετε:
1. “Ελπίζω να είστε καλά”
Αν και είναι ευγενική, αυτή η φράση μπορεί να φανεί υπερβολική ή μη αυθεντική, ειδικά αν δεν έχετε καλή σχέση με τον παραλήπτη. Είναι καλύτερα να γίνετε πιο συγκεκριμένοι σχετικά με την κατάσταση ή το θέμα της επικοινωνίας.
2. “Συγγνώμη που σας ενοχλώ”
Η υπερβολική αυτονομία δεν είναι απαραίτητη. Αν επικοινωνείτε μέσω email, σημαίνει ότι έχετε τη δυνατότητα να συναλλαγείτε, οπότε μείνετε στον στόχο σας και ενημερώστε τον παραλήπτη για το λόγο της επικοινωνίας σας.
3. “Πιστεύω ότι…”
Φράσεις που περιλαμβάνουν αβεβαιότητα μπορεί να υπονοούν έλλειψη αυτοπεποίθησης. Αντί για αυτό, παρουσιάστε τις προτάσεις σας με βεβαιότητα και σαφήνεια: “Προτείνω ότι…”
4. “Στις απόψεις μου”
Η χρήση προσωπικών εκφράσεων μπορεί να κάνει την επικοινωνία πιο υποκειμενική. Αντί γι’ αυτό, χρησιμοποιήστε γεγονότα και δεδομένα για να υποστηρίξετε τους ισχυρισμούς σας.
5. “Αν έχετε χρόνο”
Αυτή η φράση μπορεί να δείχνει ότι ο παραλήπτης δεν είναι προτεραιότητα. Δηλώστε ακριβώς το αίτημα σας και τη σημασία του: “Χρειάζομαι την απάντησή σας μέχρι την Δευτέρα.”
6. “Όπως γνωρίζετε”
Αυτό το σχόλιο μπορεί να φανεί προσβλητικό και να υπονοεί ότι ο παραλήπτης δεν είναι ενημερωμένος. Αντί γι’ αυτό, προτιμήστε να ξαναδιατυπώνετε τις απαραίτητες πληροφορίες, ώστε να είναι πιο κατανοητές για όλους.
7. “Αυτή είναι μόνο μια γρήγορη σημείωση”
Αυτή η φράση μπορεί να δώσει την αίσθηση ότι το περιεχόμενο δεν είναι σημαντικό. Ωστόσο, αν θέλετε πραγματικά να τονίσετε κάτι, κάντε το με σοβαρότητα και άμεσες πληροφορίες.
Συμπέρασμα
Η γραφή επαγγελματικών emails απαιτεί προσοχή και επιδεξιότητα. Η χρήση των σωστών φράσεων μπορεί να ενισχύσει την επικοινωνία και να δημιουργήσει μια θετική εντύπωση. Αποφεύγοντας τις παλιές αυτές εκφράσεις, μπορείτε να είστε πιο άμεσοι και επαγγελματίες στις αλληλεπιδράσεις σας.
